Elektronik belge düzenlemek, saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. E-Fatura, e-Defter, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerin de yasal süre boyunca, değiştirilemeyecek, okunabilir ve ibraz edilebilir halde saklanması gerekir. Buna e-saklama denir.
Ne kadar süre saklanır?
Saklama süresi belgeye ve ilgili kanuna göre değişir. Genel çerçeve olarak:
- Vergi Usul Kanunu kapsamında defter ve belgeler için genel saklama süresi beş yıldır.
- Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticari defter ve belgeler için süre on yıldır.
İşletmeler çoğunlukla daha uzun olan süreye göre hareket eder. Ayrıca uyuşmazlık, vergi incelemesi veya dava olasılığı varsa belgeleri daha uzun saklamak akıllıca olur. Güncel süreleri mali müşavirinizden teyit edin.
Neler saklanır?
- Düzenlenen ve alınan e-Fatura ile e-Arşiv faturalar (fark için)
- E-Defter dosyaları ve beratlar (e-Defter nedir)
- E-İrsaliye ve irsaliye yanıtları
- Diğer e-belgeler: e-SMM, e-Müstahsil, e-Gider Pusulası vb.
İyi bir e-saklama çözümünde neler olmalı?
- Bütünlük: Belgelerin sonradan değiştirilemediğini kanıtlayabilmelisiniz.
- Erişilebilirlik: Denetimde istendiğinde belgeler hızla bulunabilmeli ve ibraz edilebilmelidir.
- Okunabilirlik: Belgelerin biçimi yıllar sonra da açılabilir olmalıdır.
- Yedekleme: Tek bir diskte veya tek bir yerde saklamayın. Kaybolma riskine karşı birden fazla kopya tutun.
- Güvenlik: Yetkisiz erişime karşı koruma ve kayıt tutma gerekir.
- Arama: Tarih, tür, vergi numarası gibi ölçütlerle belge bulunabilmelidir.
Saklama yöntemleri
- Özel entegratör üzerinden: E-belgelerinizi hizmet sağlayıcı sizin adınıza saklar.
- Kendi sisteminizde: Belgeleri kendi sunucunuzda veya bulutta siz saklarsınız. Güvenlik ve yedekleme sorumluluğu size aittir.
- E-saklama hizmeti: Belgeler ayrı bir e-saklama çözümünde güvenli ve düzenli şekilde arşivlenir.
Hangisini seçeceğinizde belge hacminiz, bütçeniz ve teknik kaynaklarınız belirleyicidir.
Sık yapılan hatalar
- E-belgelerin yalnızca GİB portalında bulunduğunu varsaymak
- Yedeksiz tek bir bilgisayarda saklamak
- Saklama süresi dolmadan belgeleri silmek
- Mali mühür veya e-imza yenilemesi nedeniyle imzalı belgelerin doğrulanabilirliğini ihmal etmek
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Saklama süreleri mevzuat ve belge türüne göre değişebilir; mali müşavirinizle teyit edin.
