Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere taşındığını gösteren belgedir. E-İrsaliye, bu belgenin kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenmesi, imzalanması ve karşı tarafa iletilmesi uygulamasıdır.
Nasıl çalışır?
- Gönderici, sevk edilecek malı ve bilgileri irsaliye olarak hazırlar.
- İrsaliye mali mühür veya e-imza ile imzalanır.
- İrsaliye GİB altyapısı veya özel entegratör üzerinden alıcıya iletilir.
- Mal teslim edildiğinde alıcı, irsaliye yanıtı göndererek teslim aldığı miktarı bildirebilir.
Sevkiyat sırasında irsaliyenin elektronik kopyası veya çıktısı araçta bulundurulabilir. Uygulamanın ayrıntıları GİB tebliğlerinde belirtilmiştir.
E-İrsaliye'nin avantajları
- Kâğıt ve baskı ihtiyacı kalkar. Özellikle çok sayıda sevkiyatı olan işletmelerde fark yaratır.
- Hata azalır. Ürün, miktar ve alıcı bilgisi elektronik aktarılır.
- Takip kolaylaşır. Sevkiyatın durumunu ve teslim yanıtlarını sistem üzerinden görürsünüz.
- Faturayla ilişkilendirme. İrsaliye bilgileri faturaya aktarılabilir. Bkz. e-Fatura nedir.
- Arşiv rahatlığı. Belgeler elektronik saklanır.
Kimler için uygundur?
Depodan sevkiyat yapan üreticiler, toptancılar, dağıtıcılar ve lojistik şirketleri için en çok değer sağlayan uygulamalardan biridir. Kullanım zorunluluğu kapsamı GİB tarafından belirlenir ve güncellenir; kapsamı kontrol etmeden geçiş kararı vermeyin.
Geçiş için neler gerekir?
- Mali mühür veya e-imza (e-imza nedir)
- GİB'e e-İrsaliye başvurusu
- İrsaliye üretebilen bir yazılım veya entegrasyon
- Depo ve sevkiyat ekibinin eğitimi
Dikkat edilecekler
- Sevkiyatı yapan personelin süreci bilmesi gerekir: araç içinde belge nasıl bulundurulacak, internet yoksa ne yapılacak?
- Alıcı irsaliye yanıtı verebiliyorsa bunu iş akışınıza ekleyin.
- Düzeltme ve iptal senaryolarını önceden belirleyin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat değişebilir; güncel düzenlemeleri kontrol edin.
